8 Prinsip Manajemen Mutu

Sertifikasi ISO - Jakarta . 8 prinsip manajemen mutu sebenarnya sudah didefinisikan dalam ISO 9000:2005 (Quality management systems Fundamentals and vocabulary) dan dalam ISO 9004:2000 (Quality management systems Guidelines for performance improvements)

Dibawah ini kami akan memberikan pengertian standar prinsip-prinsip seperti yang ditampilkan dalam ISO 9000:2005 dan ISO 9004:2000. Selain itu, kami juga akan memberikan contoh dari manfaat yang diperoleh dari penggunaan mereka dan tindakan Top Management yang biasanya menerapkan prinsip-prinsip tersebut untuk meningkatkan kinerja organisasi mereka.

Prinsip 1. Fokus Pelanggan 

Organisasi bergantung pada pelanggan dan karenanya harus memahami pelanggan saat ini dan masa yang akan datang dan tidak lupa juga harus memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan.

Manfaat utama  :

• Peningkatan pendapatan dan pangsa pasar diperoleh melalui respon yang fleksibel dan cepat untuk peluang pasar.
• Peningkatan efektivitas dalam penggunaan sumber daya organisasi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Peningkatan loyalitas pelanggan.

Dengan menerapkan prinsip fokus pelanggan akan dapat menyebabkan:

• Meneliti dan memahami kebutuhan pelanggan dan harapan.
• Memastikan bahwa tujuan organisasi terkait dengan kebutuhan pelanggan dan harapan
• Berkomunikasi kebutuhan pelanggan dan harapan seluruh organisasi.
• Mengukur kepuasan pelanggan dan menindak lanjuti hasilnya.
• Sistematis mengelola hubungan dengan pelanggan.
• Memastikan pendekatan yang seimbang antara memuaskan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan (seperti pemilik, karyawan, pemasok, penyedia dana, komunitas lokal dan masyarakat secara keseluruhan). 

Prinsip 2. Kepemimpinan 

Seorang pemimpin harus bisa menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasinya. Mereka harus dapat menciptakan dan memelihara lingkungan internal di mana orang bisa menjadi sepenuhnya terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Manfaat utama  :

•      Orang akan memahami dan termotivasi menuju tujuan organisasi dan tujuan.
•      Kegiatan bisa dievaluasi, selaras dan dilaksanakan secara terpadu.
•      Miskomunikasi antara tingkat organisasi dapat diminimalkan.

Menerapkan prinsip kepemimpinan akan dapat menyebabkan:

• Mengingat kebutuhan semua pihak yang berkepentingan, termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, penyedia dana, komunitas lokal dan masyarakat secara keseluruhan.
• Menetapkan visi yang jelas tentang masa depan organisasi.
• Menetapkan tujuan yang menantang dan target.
• Membuat dan mempertahankan nilai-nilai bersama, keadilan dan model peran etis di semua tingkat organisasi.
• Membangun kepercayaan dan menghilangkan rasa takut.
• Menyediakan sumber daya (manusia) yang dibutuhkan, pelatihan dan kebebasan untuk bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas.
• Menginspirasi, mendorong dan mengakui kontribusi setiap orangnya .

Prinsip 3: Keterlibatan sumber daya ( Orang )
Orang pada semua tingkatan adalah inti dari suatu organisasi dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan kemampuan mereka untuk digunakan agar bermanfaat untuk organisasi. 

Manfaat utama  : 

• Termotivasi, berkomitmen dan melibatkan orang-orang dalam organisasi. 
• Inovasi dan kreativitas dalam memajukan tujuan organisasi. 
• Orang bertanggung jawab atas kinerja mereka sendiri. 
• Orang ingin berpartisipasi dan berkontribusi untuk peningkatan berkelanjutan. 

 Menerapkan prinsip keterlibatan orang biasanya dapat menyebabkan: 

• Orang-orang memahami pentingnya kontribusi mereka dan peran dalam organisasi. 
• Orang akan mengidentifikasi kendala terhadap kinerja mereka. 
• Orang-orang akan menerima kepemilikan masalah dan tanggung jawab mereka untuk memecahkan masalah tersebut.
• Orang-orang akan mengevaluasi kinerja mereka terhadap tujuan pribadi dan tujuan mereka. 
• Orang-orang akan aktif mencari peluang untuk meningkatkan kompetensi mereka, pengetahuan dan pengalaman.
• Orang-orang-orang akan bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman.
• Orang-orang akan secara terbuka mendiskusikan semua masalah dan segala isu-isu.

Prinsip 4: Pendekatan Proses 

Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses. 

Manfaat utama : 

• Menurunkan biaya dan waktu siklus lebih pendek melalui penggunaan sumber daya secara efektif. 
• Peningkatan, hasil yang konsisten dan dapat diprediksi. 
• Terfokus dan peluang perbaikan diprioritaskan. 

Menerapkan prinsip pendekatan proses biasanya dapat menyebabkan: 

• Sistematis menentukan aktivitas yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan. 
• Menetapkan tanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untuk mengelola kegiatan utama. 
• Menganalisa dan mengukur kemampuan kegiatan utama. 
• Mengidentifikasi antarmuka kegiatan utama dalam dan di antara fungsi organisasi. 
• Berfokus pada faktor-faktor seperti sumber daya, metode, dan bahan-bahan yang akan meningkatkan aktivitas kunci organisasi. 
• Mengevaluasi resiko, konsekuensi dan dampak kegiatan pada pelanggan, pemasok dan pihak berkepentingan lainnya.

Prinsip 5: Pendekatan Sistem manajemen 

Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai sistem memberi sumbangan untuk keefektifan organisasi dan efisiensi dalam mencapai tujuannya. 

Manfaat utama : 

• Integrasi dan penyelarasan proses yang terbaik akan mencapai hasil yang diinginkan. 
• Kemampuan untuk memfokuskan usaha pada proses kunci. 
• Memberikan kepercayaan kepada pihak yang tertarik untuk efektivitas, konsistensi dan efisiensi organisasi. 

Menerapkan prinsip pendekatan Pendekatan Sistem manajemen  biasanya menyebabkan: 

• Menyusun suatu sistem untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien. 
• Memahami saling ketergantungan antara proses-proses sistem. 
• Terstruktur pendekatan yang menyelaraskan dan mengintegrasikan proses. 
• Memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang sama dan dengan demikian mengurangi hambatan lintas fungsional. 
• Memahami kemampuan organisasi dan membentuk kendala sumber daya sebelum tindakan.
• Target dan menentukan bagaimana kegiatan khusus dalam sistem harus beroperasi.
• Terus menerus memperbaiki sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

Prinsip 6: Perbaikan terus-menerus 

Peningkatan terus-menerus kinerja keseluruhan organisasi harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. 

Manfaat utama :

• Kinerja keuntungan melalui peningkatan kemampuan organisasi. 
• Alignment kegiatan pembangunan di segala tingkatan untuk maksud strategis organisasi. 
• Fleksibilitas untuk bereaksi dengan cepat terhadap peluang. 

Menerapkan prinsip Perbaikan terus-menerus biasanya dapat menyebabkan:

• Mempekerjakan pendekatan organisasi  yang konsisten untuk selalu meningkatkan kinerja organisasi.
• Memberikan orang dengan pelatihan dalam metode dan alat perbaikan berkelanjutan. 
• Membuat perbaikan berkesinambungan dari produk, proses dan sistem objektif bagi setiap individu dalam organisasi. 
• Menetapkan tujuan untuk membimbing, dan langkah-langkah untuk track kedepannya , perbaikan berkelanjutan. 
• Mengenali dan mengakui perbaikan.

Prinsip 7: Pembuatan Keputusan berdasarkan Fakta
Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi 

Manfaat Utama :

• Informasi mengambil keputusan. 
• Kemampuan meningkat untuk menunjukkan efektivitas keputusan terakhir melalui referensi catatan faktual. 
• Meningkatkan kemampuan untuk meninjau, tantangan dan mengubah opini dan keputusan. 

 Menerapkan prinsip pembuatan keputusan berdasarkan fakta biasanya dapat menyebabkan: 

• Memastikan bahwa data dan informasi yang cukup akurat dan dapat diandalkan. 
• Membuat data dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya. 
• Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang valid. 
• Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan analisis faktual, seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

Prinsip 8: Hubungan pemasok yang saling menguntungkan 

Suatu organisasi dan pemasoknya saling bergantung dan suatu hubungan yang saling menguntungkan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan suatu  nilai yang positif .

Manfaat utama  : 

• Peningkatan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua belah pihak. 
• Fleksibilitas dan kecepatan respon bersama untuk perubahan kebutuhan pasar atau pelanggan dan harapan. 
• Optimalisasi biaya dan sumber daya. 

Menerapkan prinsip-prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan biasanya dapat menyebabkan: 

• Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang. 
• Mengumpulkan keahlian dan sumber daya dengan mitra kerja .
• Mengidentifikasi dan memilih pemasok utama. 
• Jelas dan terbuka dalam berkomunikasi . 
• Berbagi informasi dan rencana masa depan. 
• Menetapkan pengembangan bersama dan kegiatan perbaikan. 
• Menginspirasi, mendorong dan mengenali perbaikan dan pencapaian dengan pemasok kedepannya.

Sertifikasi ISO

Artikel Terkait